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Présidente de l'ASL depuis 10 mois, j'ai récupéré les archives existantes de l'ASL depuis sa création (20 ans). Est-il obligatoire de garder l'intégralité des archives ou est-il possible d'en garder qu'une partie ?
Ne vous précipitez pas pour détruire ces archives de 20 ans. En effet compte tenu des possibilités de recours,recherches ou copies sollicitées, les délais de conservation de documents sont les suivants : 10 ans décomptes des cotes - parts , charges, cotisations. 10 ans état des comptes surtout s'il y a eu gestion par un syndic professionnel . 10 ans bons de commandes et factures de prestations diverses. 10 ans documents fiscaux ex. impôts propriété non bâtie. 10 ans toutes les pièces comptables. 20 ans les P.V. ou comptes rendus des Assemblées générales avec listes d'émargements des présents et pouvoirs délégués. 30 ans les contrats et éléments concernant les assurances. 30 ans état des servitudes. Illimité: - actes notariés ( transferts , servitudes , propriété , cessions ...) - conventions , déclaration en Préfecture d'existence A.S.L. - état du patrimoine , récépissés déclaration , parution J.O.R.F. - cahier des charges du lotissement; - extrait de jugements et procédure civile s'il y a lieu. - courriers et réponses aux syndicataires. - statuts d'origine et modifications + pour mémoire règlement de lotissement. Bon vous aurez vite comprit que je vous engage à garder pratiquement en état la totalité de vos archives. Il ne faut cependant pas confondre archivage et Sauvegarde. A terme il faudra vous consacrer à un dépoussiérage des documents qui ne présentent pas d'intérêt légal ( 10 ans ). Vous pouvez aussi entreprendre une numérisassions de certains documents avec transposition des données sur D.V.D. Cependant méfiez vous de contestations sur l'authentification de la transposition. Autre possibilité ayant un coût variable : soumettez votre question à l'examen par un notaire afin de faire conserver certains documents au rang des minutes de l'étude avec délivrance sur demande ultérieure de copie authentique.Mais certaines pièces devront être enregistrées au service des hypothèque et ce coût d'intervention est il bien nécessaire , Bon vos archives ne doivent pas faire 100 kg et 1m de haut? Alors ...gardez tout encore 10 ans...pour la " mémoire "et principalement pour votre tranquillité . Surtout que l'on ne vous accuse pas d'avoir détruit des pièces sans décision du syndicat et avis des syndicataires acté au P.V. à garder 20 ans ....
Très bon document de Champagne, mais, pour ma part, je mets dans la catégorie " illimité " les documents concernant les servitudes et les procès verbaux d'assemblées
Pour ces derniers c'est la solution légale pour les copropriétés et je ne vois pas, à cet égard, de différence de régime.
Les STATUTS donnent le plus souvent des indications sur la CONSERVATION des PV d'AG (registre avec pages numérotées) et les PV de réunions syndicales (idem) qui doivent être tenus à la disposition des co-lotis pour être consultés
Dans la mesure où les contestations d'AG ne sont pas encadrées par des délais stricts, on voit tout l'intérêt de pouvoir apporter les justifications requises à tout moment...
Archives à conserver obligatoirement d'une ASL
Forum fermé
Posté - 26 févr. 2007 : 19:19:03
