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ALH14U
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 Posté - 01 juin 2013 : 14:01:06
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Observation portée sur l'audit des comptes de notre syndicat
"Le logiciel utilisé par le syndic ne fait pas ressortir un seul grand livre reprenant toutes les écritures conformément à l’article 2 du décret, mais plusieurs livres annexes sont nécessaires pour suivre les écritures."
Cf Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires JO n°65 du 18 mars 2005
Qu'est ce que cela veut dire ?
Un logiciel reprenant toutes les écritures sur une seule application doit il être utilisé pour une gestion informatisée conforme ?
Merci pour votre éclairage.
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Posté - 01 juin 2013 : 14:58:52
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ALH14U : TOUS les logiciels comptables sortent un grand livre des comptes . Ce Grand Livre comptable regroupe TOUTES les écritures comptables, et c'est à partir de ce Grand livre que l'on peut sortir d'autres listes comme les fournisseurs, les comptes copros, ma banque, et votre compte personnel de charges du SDCn le compte de l'électricien machin, ou du syndic dupont !!
Un syndic qui vous affirme que son logiciel ne peut sortir un grand livre vous raconte des betises !!!
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Posté - 01 juin 2013 : 15:11:49
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ne seriez vous pas en compte unique par hasard ou en faux compte séparé (compte individualisé)...  |
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Posté - 01 juin 2013 : 16:47:26
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rambouillet : le grand livre de comptes n'a rien à voir avec le compte séparé ou individualisé. |
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Posté - 01 juin 2013 : 17:39:33
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ur un compte unique il est difficile d'avoir un grand livre lisible.... |
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Posté - 01 juin 2013 : 17:56:21
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rambouillet : Si vous désirez faire un rapprochement bancaire sérieux, le compte unique pose des problèmes, car dans le compte banque, vous ne trouvez que des virements et paiments groupés.
Le grand livre peut vous permettre, avec des heures le boulot de retrouver les mouvements de chaque virements et paiements groupés.
Avec le compte séparé, le rapporchement bancaire est facilité car TOUTES les écritures dans le compte banque sont facilement indentifiables.
TOUS les autres comptes sont identiques, quelque soit la formule du compte bancaire !!
rambouillet : avez vous lu un grand livre de comptes ??
Dans le traitement de la comptabilité, il s’agit de faire figurer dans le grand livre l’ensemble des comptes dans l’ordre (classe 1, classe2, … du PCG) en donnant pour chaque compte les informations suivantes : Numéro de compte
Intitulé du compte
Date
Libellé de l’opération
Journal de comptabilisation (banque, achats, ventes, opérations diverses)
Montant (débit/crédit)
ET cela est valable pour toutes les comptabilités !! DE ce grand livre généralon peut éditer le grand livre fournisseurs, le grand livre clients. On peut également éditer chaque compte fournisseur et clients.
Quand on peut le plus, on peu le moins !
Rien à voir avec le compte unique ou séparé !! |
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ALH14U
Contributeur senior
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Posté - 01 juin 2013 : 18:04:18
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Merci pour vos réponses,
En fait c'est écrit dans le document récapitulatif de l'audit fait par l'ARC (Association des Responsables de Copropriétés).
Il était également inscrit que notre syndicat n'était pas géré en compte séparé e qu'a contesté l'agence qui n'a jamais voulu nous donner le double de la convention d'ouverture du compte (les professionnels de la banque concernée non plus, voir autres post !).
Sinon
Y a t'il de ce fait infraction à l'article 2 concernant la tenue d'un compte de syndicat. ?
Je pense tout de même et j'espère que les dirigeants de l'ARC n'envoient pas n'importe qui pour faire des audits et donner des conclusions erronés aux copropriétaires du syndicat concerné !
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Posté - 01 juin 2013 : 18:43:57
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ALH14U : de nouveau retour au compte séparé et la convention d'ouverture !!
Rien à voir avec le grand livre comptable, qui est au CENTRE de toute comptabilité. 
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Posté - 01 juin 2013 : 19:52:49
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citation: rambouillet : avez vous lu un grand livre de comptes ??
euh !.............. je ne sais pas, mais je constate que vous dites la même chose que moi alors ......... euh...
et que ma question était bonne, puisqu'il semble que l'audit dise que le syndicat de alh14u est en compte unique...
alh14u si vous aviez voté le compte séparé, le fait que le syndic n'ait pas obtempéré est une cause de s'en séparer puisque l'article 18 est clair :
"- d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat. L'assemblée générale peut en décider autrement à la majorité de l'article 25 et, le cas échéant, de l'article 25-1 lorsque l'immeuble est administré par un syndic soumis aux dispositions de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d'exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce ou par un syndic dont l'activité est soumise à une réglementation professionnelle organisant le maniement des fonds du syndicat. La méconnaissance par le syndic de cette obligation emporte la nullité de plein droit de son mandat à l'expiration du délai de trois mois suivant sa désignation. Toutefois, les actes qu'il aurait passés avec des tiers de bonne foi demeurent valables ;" |
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ALH14U
Contributeur senior
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Posté - 01 juin 2013 : 20:33:51
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Je repose ma question en gras)
Observation portée sur l'audit des comptes de notre syndicat
"Le logiciel utilisé par le syndic ne fait pas ressortir un seul grand livre reprenant toutes les écritures conformément à l’article 2 du décret, mais plusieurs livres annexes sont nécessaires pour suivre les écritures."
Il s'agit de gestion informatique et de dématérialisation
Le terme livre devient virtuel, puisque numérisé, dématérialisé apparemment en plusieurs briques logiciels
Est ce une infraction à la tenue du compte et à l'article 2 ?
Autre forme :
Les logiciels à utiliser par les agences montrent ils en un seul module toutes les écritures ?
C'est important car aujourd'hui nombreux ceux qui font du 0 papiers !
L'écrit numérique est autorisé et devenu légal (probant) |
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Posté - 01 juin 2013 : 20:45:30
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pour répondre à votre question alh14u, plusieurs choses :
* votre auditeur aurait du être plus précis car je pense qu'il fait référence à l'article 2 du décret comptable et non du décret (ah l'Arc....  ) :
"Article 2 de l'arreté :
Le syndic tient le livre journal et le grand livre des comptes du syndicat.
Le livre journal, tenu selon les dispositions du décret n° 83-1020 du 29 novembre 1983, enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence financière sur le fonctionnement du syndicat.
Le grand livre des comptes regroupe l'ensemble des comptes utilisés par le syndicat, opération par opération.
Le livre journal et le grand livre des comptes sont cotés sans discontinuité.
Un livre journal et un grand livre tenus sur supports informatiques numérotés et datés dès leur établissement, par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve, peuvent tenir lieu de livre journal et de grand livre des comptes.
Des comptabilités auxiliaires peuvent être ouvertes en tant que de besoin.
Le syndic édite deux balances générales des comptes, l'une éditée selon la nomenclature comptable du présent arrêté, l'autre selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété. Les deux balances sont en concordance.
* est ce une infraction, seul un juge peut le dire, mais tout au moins à ce que dit l'Arc, les documents ne sont pas conformes à cet arrêté.
* même en gestion informatisé, on peut toujours sortir un document mail ou papier sous une forme (ex .pdf) ou une autre.
* en gestion informatisé, le fournisseur (en l'espèce le syndic) doit mettre à disposition de son client une forme de document assimilable par lui ne possédant pas le logiciel (c'est le code civil, ça...)
* mais si vous etes en compte unique, bien sur cela lui est difficile  |
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ALH14U
Contributeur senior
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Posté - 02 juin 2013 : 12:57:42
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Merci pour votre réponse Rambouillet
Ce que vous écrivez est important et aurait du apparaître également dans le questionnement quand aux possibilités de différencier les vrais et faux comptes séparés crées avec la complicité de certains professionnels bancaires,
J'ai envoyé l'audit de l'ARC à la DDPP et également aux administrations ad hoc pour répression de ces complicités préjudiciables à tout le monde.
Il est sûr que du coup (double anomalies !! le rapport de l'ARC ne pouvait pas être critiqué et contesté par le dirigeant le gestionnaire et l'avocat, s'ils étaient de bonne foi comme cela l' a été.
Il faudrait des sanctions !
Merci encore. |
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mespres
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Posté - 04 juin 2013 : 08:30:20
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Exemple du logiciel compta de mon syndic : il a édité un temps deux livres : un livre comprenant les 401 et les 450, un autre les autres comptes. Dans ce dernier livre, les 401 et 450 étaient résumés à quelques lignes. La comptable a changé, depuis un seul GL.
Dans les deux cas, le format est inadapté pour un contrôle fin. Les GL son t au format word, je les post traite en Excel.
La remarque de l'ARC me semble inconsistante : l'essentiel du décret n'est pas dans le découpage du GL. |
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Louis92
Contributeur vétéran
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13
Posté - 04 juin 2013 : 10:50:53
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ALH14U demande citation: Les logiciels à utiliser par les agences montrent ils en un seul module toutes les écritures ? Les mêmes comptes 401, 45 et 512 sont crédités ou débités par les comptes spécifiques aux dépenses courantes et ceux spécifiques aux travaux art 14-2. La comptabilité d'une copropriété est un système d'éléments interdépendants. Comment imaginer un bout du système supporté par un logiciel et un autre bout par un autre logiciel ? Il faudrait un 3ème logiciel pour assurer la cohérence ! Architecture logicielle de fou. L'UInaute andre78, à l'origine d'un logiciel de comptabilité, doit avoir un avis là -dessus.
ALH14U dit "montrent". Il veut peut-être parler des états de sortie. Comment imaginer des états de sortie possibles pour chacune des classes 1,2,4,5,6 et 7 et impossible pour l'ensemble ? Le comptable ne connaît pas l'option ou bien il a ordre de ne pas l'utiliser ...
Par ailleurs, pour mespres et pour d'autres, quand le logiciel de comptabilité tourne sur un OS pas trop vieux, il est possible d'installer sur cet OS un générateur de pdf. Deux (un grand groupe et un petit) des trois syndics que je connais de très près me fournissent le GL ou l'extrait que je demande (quand un extrait suffit) en pdf avec recherche possible de chaîne de caractères. Pour la vérification, c'est très efficace pour retrouver dans les 4.000 écritures de 100% du GL les occurrences du compte 67012 ou bien du montant 347,51 €. Avec l'assurance, qu'aucune occurrence ne vous a échappé ce qui est impossible avec 150 pages de papier.
Cdlt. Louis92. |
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JB22
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Posté - 04 juin 2013 : 11:49:16
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C'est dans le "journal" ou dans les "journaux auxiliaires (Achats, Banque, O.D.,etc..) que l'on trouve l'origine de toutes les écritures.
Le "Grand Livre" est le regroupement par "comptes" des écritures du ou des journaux.
Les totaux des mouvements débit et crédit du Grand-Livre doivent être égaux à ceux du Journal. C'est le premier contrôle à faire.
Sur le plan édition informatique ou papier il est possible de faire des éditions partielles: Les comptes "copropriétaires", "Fournisseurs",...
Certains logiciel éditent le Grand-Livre général avec une seule ligne récapitulative pour les "Copropriétaires" et une pour les "Fournisseurs"
Une "balance" reprend les totaux de chaque compte; Débit, crédit et solde;
Comme pour le "grand-Livre" il est possible d' éditer des documents partiels.
En comptabilité d' entreprise il s'agit de "Clients" au lieu de "Copropriétaires".
L'informatique moderne a simplifiée la réalisation du Grand-Livre et de la balance et permet des recherches et vérifications beaucoup plus faciles qu' avec des documents papiers.
Les documents "papiers" conserve un intérêt pour l' archivage et la conservation de l' information comptable. |
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mespres
Contributeur vétéran
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Posté - 04 juin 2013 : 15:43:55
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citation: Les documents "papiers" conserve un intérêt pour l' archivage et la conservation de l' information comptable.
affirmation communément formulée certes, mais de plus en plus discutable. Quantité de professions évoluent vers un stockage informatique, lui- même en mutation : le support de stockage devient virtualisé, après la disquette, le dvd, nous sommes dans l'ère du "cloud" : vos données sont stockées par un hébergeur, elles vous apparaissent complètement dématérialisées. |
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JB22
Pilier de forums
France
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Posté - 04 juin 2013 : 17:57:54
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"après la disquette, le dvd, nous sommes dans l'ère du "cloud" "
Les informations stockées sur Disquettes, aux divers formats et capacités, que sont-elles devenues ?
Les logiciels actuels ne sont plus en mesure de lire les disquettes et le matériel pour la lecture n' existe plus.
Le "cloud" est le dernier mode de stockage actuel, il présente des avantages certains mais le défaut d'être chez les autres. Le dicton reste d' actualité: "mieux vaut un petit chez soi qu'un grand chez les autres".
Le bon vieux papier lisible par tous, sans matériel spécifique, a encore de beaux jours devant lui. |
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mespres
Contributeur vétéran
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Posté - 04 juin 2013 : 18:38:57
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citation: Le bon vieux papier lisible par tous, sans matériel spécifique, a encore de beaux jours devant lui.
l'expérience m'a appris que les certitudes d'aujourd'hui n'étaient ni celles d'hier, ni celles de demain ... |
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gestion informatisé des comptes conformes ? 
