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cecile
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 Posté - 01 mars 2010 : 17:07:11
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Bonjour,
l'envoi des convocations entraîne des frais significatifs (reproduction + LRAR). Peut-on envisager d'envoyer les convocations par mail ? Faut-il l'accord des copro avant ? une signature électronique pour AR ?
Bref, est-ce que légalement on peut utiliser les moyens modernes de communication ou est-on obligé d'utiliser le papier ?
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Posté - 01 mars 2010 : 20:26:56
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cecile : les convocations doivent être envoyées en RAR obligatoirement, car la loi prévoit un délai légal de 21 jours plein entre la réception de la convocation et la date de l'AG.
Elles peuvent également être remises en mains propres aux copropriétaires.
L'AG ne peut pas décider de modifier un texte de loi.
De plus tout le monde ne possède pas d'ordinateurs !!!
Une convocation peut comporter de très nombreuses pages, et le temps passées à scanner tous les devis, les annexes comptables, et l'ODJ , puis de saisir la totalité des adresses mails, et des pièces, vous sera facturer par le syndic, bien évidement.!!!
Imaginez une vielle dame qui n'est pas spécialiste pour ouvrir des fichiers joints, qui ne possèderait pas le logiciel pour ouvrir ces fichiers.
La non réception de la convocation dans les délais légaux est également un motif d'annulation de l'AG.
Un vrai recommandé de la poste, y pas mieux pour le moment !!! 
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Posté - 02 mars 2010 : 07:53:27
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on pourrait s'appuyer sur le code civil, sous certaines conditions, pour l'envoi par messagerie électronique : citation: Section 1 : De l'échange d'informations en cas de contrat sous forme électronique.
Article 1369-1
La voie électronique peut être utilisée pour mettre à disposition des conditions contractuelles ou des informations sur des biens ou services.
Article 1369-2
Les informations qui sont demandées en vue de la conclusion d'un contrat ou celles qui sont adressées au cours de son exécution peuvent être transmises par courrier électronique si leur destinataire a accepté l'usage de ce moyen.
Article 1369-3
Les informations destinées à un professionnel peuvent lui être adressées par courrier électronique, dès lors qu'il a communiqué son adresse électronique.
Si ces informations doivent être portées sur un formulaire, celui-ci est mis, par voie électronique, à la disposition de la personne qui doit le remplir.
et citation: Section 3 : De l'envoi ou de la remise d'un écrit par voie électronique.
Article 1369-7
Une lettre simple relative à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat peut être envoyée par courrier électronique.
L'apposition de la date d'expédition résulte d'un procédé électronique dont la fiabilité est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsqu'il satisfait à des exigences fixées par décret en Conseil d'Etat.
Article 1369-8
Une lettre recommandée relative à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat peut être envoyée par courrier électronique à condition que ce courrier soit acheminé par un tiers selon un procédé permettant d'identifier le tiers, de désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire et d'établir si la lettre a été remise ou non au destinataire.
Le contenu de cette lettre, au choix de l'expéditeur, peut être imprimé par le tiers sur papier pour être distribué au destinataire ou peut être adressé à celui-ci par voie électronique. Dans ce dernier cas, si le destinataire n'est pas un professionnel, il doit avoir demandé l'envoi par ce moyen ou en avoir accepté l'usage au cours d'échanges antérieurs.
Lorsque l'apposition de la date d'expédition ou de réception résulte d'un procédé électronique, la fiabilité de celui-ci est présumée, jusqu'à preuve contraire, s'il satisfait à des exigences fixées par un décret en Conseil d'Etat.
Un avis de réception peut être adressé à l'expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver.
Les modalités d'application du présent article sont fixées par décret en Conseil d'Etat.
Article 1369-9
Hors les cas prévus aux articles 1369-1 et 1369-2, la remise d'un écrit sous forme électronique est effective lorsque le destinataire, après avoir pu en prendre connaissance, en a accusé réception.
Si une disposition prévoit que l'écrit doit être lu au destinataire, la remise d'un écrit électronique à l'intéressé dans les conditions prévues au premier alinéa vaut lecture.
Néammoins, je pense qu'une décision d'AG (article 26) s'impose.
Certains disent la loi n'est pas respectée, personnellement je pense que si, car le code civil donne cette possibilité.
Attention, bien sur ce dispositif ne peut pas être imposée comme le seul.
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Posté - 02 mars 2010 : 08:34:48
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Je ne crois pas que l'AG puisse imposer à un copropriétaire le moyen électronique à un copropriétaires pour l'envoi de la convocation à AG., même à l'article 26. |
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cecile
Nouveau Membre
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Posté - 02 mars 2010 : 08:44:56
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Merci à tous 2 pour votre contribution. Je suis bien consciente qu'il n'est pas possible d'obliger tous les copropriétaires à utiliser le mail mais s'il est possible, avec leur accord, de convoquer l'AG par mail, cela serait déjà un début. Avec le temps, on peut imaginer que tout le monde sera à l'heure du numérique.
la piste du code civil me parait interressante. Cela montre bien que même le droit se met à l'heure de l'informatique.
Dans les articles cités, on parle de contrat. Peut-on le transposer aux convocations ?
Je vais chercher de mon côté mais si vous avez des pistes... elles sont les bienvenues
Au fait, pour un vote en AG, pourquoi la majorité 26 ? Il me semblait que la majorité de base était l'art. 24, sauf précision contraire de la loi. |
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 Posté - 02 mars 2010 : 09:58:03
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Personellement je comprends que le code civil offre la possibilité demandée par CECILE.
En pratique, cette possibilité est TRES LIMITEE en pratique car il résulte de ce texte que les deux parties (le SYNDIC et les nn COPROPRIETAIRES) doivent être en accord peut-etre pas sur le tiers, mais en tout cas sur l'existence d'adresse életcroniques non contestables et non constestées, point qui n'est pas vraient abordé.
Il faudrait en outre, comme l'indique Philippe388 que totu le monde ait deja un ordinateur.
Ce genre de possibilité me semble plus approprié dans la relatioin contiunue entre deux ou trois entités que dans la relation épisodique (une fois par ans) entre BEAUCOUP d'entités.
On n'est assez loin AMA d'un résultat utilisable. |
Édité par - ribouldingue le 02 mars 2010 10:00:59 |
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Posté - 02 mars 2010 : 10:00:46
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cette procédure d'envoi des convocations par mail s'appuie (à mon avis) sur l'article 26 : citation: Article 26
Sont prises à la majorité des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des voix les décisions concernant :
a) Les actes d'acquisition immobilière et les actes de disposition autres que ceux visés à l'article 25 d ;
b) La modification, ou éventuellement l'établissement, du règlement de copropriété dans la mesure où il concerne la jouissance, l'usage et l'administration des parties communes ;
par contre c'est un choix qui est proposé, bien sur cela ne s'impose pas et de plus, il faut que ensuite après l'AG le proprio DEMANDE à bénéficier de cette procédure.
Attention, il restera des proprios qui recevront par LRAR (pas d'internet, n'ont pas ouvert leur messagerie dans les temps impartis, etc...) dans ce cas, tout le monde paie les frais d'affranchissement même ceux qui recoivent noramlement par messagerie électronique. |
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Posté - 02 mars 2010 : 11:25:59
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cecile : citation: de convoquer l'AG par mail,
Attention une convocation pour une AG de copropriétaires n'est pas une seule lettre avec le date et le lieu de rendez vous.
Elle doit comporter l'ODJ avec toutes les résolutions, les comptes de dépenses communes et de trvaux, TOUS les devis concernant les divers trvaux et réolutions, les annexes comptables obligatoires,un pouvoir,...
Tout cel peut faire des dizaines de pages, qui ne seront pas recto-verso. Le syndic devra scanner les factures, les documents comptables, adapter le format d'envoi du logiciel qui établit l'ODJ.
Un temps certain, ou un certian temps de saisie informatioque pour le syndic qui ne manquera pas de facturer, à 150 € par heure, je doute que l'économie soit vraiment réelle !!!
les photocopieurs sont très performant pour imprimer en recto-verso, les convocations très rapidement.
La date de départ du délai légal est très importante, c'est la date de première présentation du RAR aux copropriétaires.
A quelle date le délai légal des 21 jours peut être pris en compte par un mail. cela ne peut être la date d'envoi, un accusé de réception peut être demandé par l'expéditeur dès que le mail de convoc sera ouvert. mais un copro. en voyage d'affaires ou en vacances qui ne lira pas ses mails rapidement, obligera le syndic à prendre en compte un délai supérieur au recommandé pour cette notification !! pas très simple.
La gestion des accusés de réception par mail pour un cabinet de syndic sera nettement plus compliqué, et par conséquent plus longue !! . Il est beaucoup plus facile de gérer des accusés papiers que des mails. attention à la saturation des boites mails, et il fuadra au syndic conserver un accusé papier imprimé dans ses archives.
Le mail et le net ne simplifie pas tout !!! |
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cecile
Nouveau Membre
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Posté - 02 mars 2010 : 15:06:25
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je suis plus nuancée sur l'analyse des coûts :
1 tous les documents émanant du syndic (convocation, états financiers...) sont générés par des logiciels, une sortie pdf n'est rien de plus que la sélection d'une imprimante virtuelle. je ne pense pas que cela entraîne une charge de travail supplémentaire.
2 les autres PJ (provenant de fournisseurs ou tiers) : beaucoup sont déjà adressées par mail et pour le reste, poser un document sur la glace d'un scanner ne prend pas plus de temps que de le poser sur la glace d'une imprimante (souvent d'ailleurs le même matériel).
le mail n'entraîne pas 0 € de coût mais devrait entraîner une nette diminuton notamment sur les frais postaux et la repro.
Pour l'accusé de réception, mail ou envoi classique, le pb est le même: si un copro est en vacances, il ne lira peut-être pas ses mails mais il n'ira pas non plus à la poste retirer son recommandé.
je suis cpnvaincue que c'est un moyen de faire des économies. Mon souci c'est surtout de savoir si c'est légal ! Et si oui, sous quelles conditions. |
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mespres
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Posté - 02 mars 2010 : 15:35:36
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Supposons qu'un syndic s'embarque dans un procédé électronique :
Avantage : entre 5 et 10 € d'économie par copro, rapporté aux charges annuelles autant dire zéro. Inutile de faire la queue à la Poste  : ça c'est un bel avantage.
Inconvénient : juridiquement contestable.
Conclusion : ce n'est pas une très bonne idée ...
Il faut attendre un texte clair qui permettent au syndic d'utiliser le courrier électronique : il faudrait tout simplement que le copro qui accepte ce mode puisse renoncer officiellement à contester l'AG au motif de non réception de la convocation, dès lors qu'il a accepté le principe du mail. Concept révolutionnaire qui en réalité aucune chance de voir le jour à court terme.
Il faut laisser du temps au temps ... Les artisans commencent à abandonner le fax ...
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Édité par - mespres le 02 mars 2010 15:42:00 |
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snp
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Posté - 02 mars 2010 : 16:26:01
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Un grand merci à rambouillet.
En se basant sur l’article 1369-8, alinéa 2, je vais demander aux possesseurs d’ordinateur qui m’ont déjà donné leur adresse e-mail pour leur envoyer les appels de charges et autres communications, s’ils acceptent de recevoir la convocation à l’AG, et pourquoi pas aussi le PV, par mail.
Sans passer par un vote en AG, puisque ce n’est qu’un « contrat » passé entre les copropriétaires volontaires et le syndic. Comme tout contrat, il faut qu’il soit le plus précis possible.
Je viens de faire un essai. J’ai envoyé un devis aux possesseurs d’adresse e-mail, en leur demandant de me répondre qu’ils ont bien reçu et lu le devis. Sur 16 envois (sur 46 copropriétaires) 9 ont répondu dans la journée.
Bien sûr, un grincheux peut vouloir faire annuler l’AG pour défaut de procédure conforme à la loi…la belle affaire. J’en re convoque une dés le lendemain (j’ai prévu le cas). Comme j’en suis l’instigateur, je re convoque à mes frais. Mais le grincheux aurait intérêt à raser les murs
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mespres
Contributeur vétéran
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Posté - 02 mars 2010 : 16:56:04
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pour l'envoi du PV, il faut utiliser un artifice tout à fait légal pour minimiser les recommandés : seuls les opposants et les absents doivent recevoir le PV en recommandé.
Ainsi si la résolution "l'ag décide de faire le ravalement" est réfusée, il faut rédiger : "l'AG décide de ne pas faire le ravalement" les CONTRE seront alors une minorité.
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Posté - 02 mars 2010 : 17:18:38
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attention snp vous avez été un peu vite sur mes propos, le syndic ne peut pas envoyer directement aux propios les convocs, il faut passer par une société qui permettra d'atrester d'une part l'envoi, et la réception.
Les huissiers ont à ce titre monté une société qui fait cela.
Le syndic envoie à cette société par informatique la liasse des documents et la liste des adresses mails. Cette société envoie une attestation faite par huissier qu'elle a reçu cette liasse et l'a envoyée à x, y, z...
Ensuiet cette société envoie la liasse à x, y, z qui lorsqu'il ouvre le message envoie un message de réception à cette société qui le retransfère au syndic.
Si le message n'est pas ouverts ous un délai, il y a relance par la société. Passé x jours à définir, le syndic est averti des destinatiares qui n'ont pas ouvert. A ce moment, le syndic envoie par LRAR classique.
Donc pour faire tout cela :
1- il faut que l'AG donne cette possibilité, elle ne peut pas l'imposer à tout le monde
2- il faut que le proprio donne explicitement son accord et son adresse
3- il faut que le syndic prenne les devants au point de vue délai pour les envois par messagerie.
4- il faut que le syndic pense à envoyer dans les délais en LRAR aux propios qui n'ouvrent pas leur messagerie.
C'est un peu contraignant les ysndics pros n'aiment pas et ils perdent de l'argent... Par contre pour un syndic non pro dans une petite copros c'est faisable.
Ne pas oublier aussi la remise en mains propres... |
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Posté - 02 mars 2010 : 20:44:45
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cecile : citation: Pour l'accusé de réception, mail ou envoi classique, le pb est le même: si un copro est en vacances, il ne lira peut-être pas ses mails mais il n'ira pas non plus à la poste retirer son recommandé.
Non, parce que le facteur est passé et a laissé le papier de la présenttaion du recommandé dans la boite aux lettres !! Et le délai légal part de cette date de rpésentation.
Une adresse du lot du copropriétaire, ce nest pas la même chose qu'une adresse email.
rambouillet vous a donné le texte de loi, il nous donne les bonnes explications, le syndic ne peut envoyer une convocation pour l'AG par mail directe aux copros, mais à travers un organisme reconnu. Ce 'nest pas la mâma chose.
Les adresses mails changent généralement souvent, et ce n'est pas une adresse " légalement " reconnue par la justice.
cecile: ne soyons pas si naif, les syndics vous factureront cette prestation !!!
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Gédehem
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Posté - 02 mars 2010 : 21:26:07
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Attention à ne pas tout mélanger .......
Concernant les dispositions prévues par le Code civil elles ne concernent que la généralité des cas ... dispositions qui ne s'appliquent pas lorsqu'un texte spécifique vient préciser les choses.
En l'état des textes applicables dans nos copropriété, seules les notifications par les moyens expressément prévus D.art.64 sont admises.
En particulier pour la notification des convocations aux AG :
- LRAR
- télécopie avec récépissé.
La jurisprudence admet la notification de la convocation aux AG par remise en main propre contre émargement ou récépissé.
Hors de ces moyens, il n'y a pas "notification" de la convocation à une AG !
Retour pour une précision : la notification par télécopie suppose que le copropriétaire ai lui-même notifié au syndic son N° de télécopie, comme il doit le faire pour son domicile réel ou élu !
Pas de notification du Fax = pas de notification par télécopie !
Re- Ajout : Ce n'est pas dêtre en retard d'une guerre que de ne prévoir que le papier par LRAR !
Car les difficultés commencent lorsqu'il y a litige, contestation avec recours au juge. Le syndic (le syndicat) aura les pires difficultés à apporter la preuve incontestable de la notification effectuée par un autre moyen que la LRAR !
Déja que le "récépissé" de la télécopie est parfois folklo, on le voit souvent en matière commerciale, pour ne pas préter le flanc avec des mails dont on n'est pas certain qu'ils arrivent au seul bon destinataire, le copropriétaire, et pas son fils .... ou sa copine ! !
Alors que la convocation LRAR adressée à M. Pierre DUPONT au domicile que celui-ci avait notifié au syndic, difficile de venir ensuite en contester sa notification.
Par dela la procédure, il faut bien comprendre qu'il s'agit ici de protéger et le syndicat et le copropriétaire. Lorsque tout va bien pas de problème. Mais dès qu'il y a litige, c'est bien utile d'avoir des "airbag" ! 
La LRAR en est un incontournable (ou la remise en main propre contre émargement). |
Édité par - Gédehem le 02 mars 2010 21:49:26 |
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snp
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Posté - 02 mars 2010 : 23:18:26
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Tant pis!
Ce fut bref, mais le rêve était plaisant! Peut-être qu'un jour....
Il semblerait que La Poste permette grâce à un système de certificat (comme les impôts) mais il faut que l'expéditeur et le destinataire adhére au système et les tarifs sont plutôt pour des sociétés commerciales.
Dommage! |
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Posté - 03 mars 2010 : 08:29:32
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attention snp, ce n'est pas forcément le dernier qui parle qui a raison, et puis gedehem en fin de journée avec ses bourbons sous les palétuviers peut être un petit peu "fatigué"....
Gedehem a oublié un point important de mes explications : l'adjonction par une AG à l'art 26 de la modif du réglement "gestion et administration des parties communes". En effet, le RDC n'ait en rien modifié sur des tantièmes, des parties privatives, etc...
Il n'en reste pas moins vrai que le gain vraiment réel est le nombre de copies, car le syndic facturera cette démarche multiple de convocation... entre autres et il faudra payer la société intermédiaire. Donc à mon avis cela n'est intéressant que pour de petites copros gérés par des syndics non pros.
Par contre cela est très intéressant pour des envois des appels de fonds, des PV d'AG aux non opposants ou défaillants, etc... Mais là encore il faut tomber sur un syndic qui accepterait cette gestion multiple d'envoi... |
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snp
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Posté - 03 mars 2010 : 15:02:26
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Non je ne me fie pas au dernier son de cloche (au sens premier du terme..je respecte la sieste de gédehem), mais dans l'alinéa 2 de cet article, j'avais supposé que le tiers était le FAI (je vais souvent plus vite que le bagad!!!)
Aprés la nuit, qui porte conseil, il est vrai que se reposer uniquement sur le FAI est un peu trop risqué...
Mais même pour une petite copropriété, il y aura toujours l'intermédiaire à payer.
Nos gouvernants qui parlent à longueur de journée d'écologie, d'environnement, de bienfaits pour la planète,....devraient penser à permettre ou mettre au point un système qui éviterait de décimer des fôrets entières pour imprimer toutes ces convocations avec leurs suites d'annexes, de devis, de "bafouilles", et j'en oublie....Certes le bilan carbonne d'internet n'est pas nul, mais sûrement beaucoup moindre que l'envoi papier!!! P..... mais je deviens "vert"! |
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JB22
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Posté - 03 mars 2010 : 18:07:04
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De mespres:
"Ainsi si la résolution "l'ag décide de faire le ravalement" est réfusée, il faut rédiger : "l'AG décide de ne pas faire le ravalement" les CONTRE seront alors une minorité."
Le P.V. doit relater le vote sur la question posée, ici le vote du ravallement, si une majorité vote contre le ravallement tous ceux qui ont votés contre sont des opposants. |
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Lnsacorh
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Posté - 07 mars 2010 : 18:22:14
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rambouillet vous écrivez citation: attention snp vous avez été un peu vite sur mes propos, le syndic ne peut pas envoyer directement aux propios les convocs, il faut passer par une société qui permettra d'atrester d'une part l'envoi, et la réception.
Les huissiers ont à ce titre monté une société qui fait cela.
Le syndic envoie à cette société par informatique la liasse des documents et la liste des adresses mails. Cette société envoie une attestation faite par huissier qu'elle a reçu cette liasse et l'a envoyée à x, y, z...
Ensuiet cette société envoie la liasse à x, y, z qui lorsqu'il ouvre le message envoie un message de réception à cette société qui le retransfère au syndic.
Si le message n'est pas ouverts ous un délai, il y a relance par la société. Passé x jours à définir, le syndic est averti des destinatiares qui n'ont pas ouvert. A ce moment, le syndic envoie par LRAR classique.
mais, ceci concerne les très gros syndics , non ? pas les autres |
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snp
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Posté - 07 mars 2010 : 18:45:01
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Question à rambouillet (j'ai oublié la dernière fois...):
quel est le site de cette société montée par les huissiers...des fois que leurs tarifs soient abordables!!! |
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