L’immatriculation des copropriétés

(Dern. mise à jour le 22/11/2016) La loi ALUR du 24 mars 2014 a instauré un registre d’immatriculation des copropriétés afin de faciliter la connaissance des pouvoirs publics sur l'état des copropriétés et la mise en œuvre des actions destinées à prévenir la survenance des dysfonctionnements. Ce registre permettra aussi d’accéder à un annuaire et à des données statistiques.

Un site internet pour immatriculer les copropriétés

Le site internet pour immatriculer les copropriétés www.registre-coproprietes.gouv.fr/ est ouvert depuis le 1er novembre 2016. La gestion du traitement automatisé de données de ce registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires est confiée à l'Agence nationale de l'habitat (Anah).

Qui doit procéder à l'immatriculation de la copropriété

Ce registre des copropriétés vise à recenser les copropriétés totalement ou partiellement affectés à l'habitation. Il permet de procéder en ligne à l’immatriculation d’une copropriété par :
le syndic professionnel ou non professionnel en exercice,
l'ancien syndic à l'occasion du changement de représentant légal du syndicat,
le syndic provisoire lors de la constitution de la copropriété,
l'administrateur désigné lorsque le syndicat est dépourvu de syndic,
le mandataire ad hoc de copropriété lorsque cette dernière est en difficulté;
Les notaires ont également la charge d’immatriculer les ensembles immobiliers mis en copropriété à compter du 01/01/2017, un site internet leur est dédié www.registre-coproprietes-notaires.gouv.fr . De plus, ils ont la charge de vérifier, à l’occasion de toute transaction immobilière, que la copropriété est bien immatriculée. À défaut, ils peuvent procéder d’office à l’immatriculation, sous certaines conditions (si le syndic n’est pas désigné, ou si le syndic en place n’a pas réalisé de demande d’immatriculation après avoir été mis en demeure d’y procéder).
À l’issue de son immatriculation, la copropriété se voit attribuer un numéro national par le teneur du registre.

Un annuaire et des statistiques

Ce registre permettra en outre, à la fin du premier semestre 2017, d’accéder à un annuaire et à des données statistiques.
L’annuaire des copropriétés permettra de rechercher une copropriété à partir de son adresse ou de son numéro d’immatriculation, de l'afficher sur une carte et d’accéder à des informations générales. Les données statistiques permettront de restituer des informations sur, par exemple, le nombre, la typologie et les caractéristiques des copropriétés sur un territoire donné.

Un calendrier progressif

De manière progressive, l’ensemble des copropriétés d’habitation (en totalité ou en partie) devront faire l’objet d’une immatriculation, le calendrier fixé par la loi est le suivant :
avant le 31 décembre 2016 pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots principaux (immeubles à destination partielle ou totale d'habitation seulement),
au 31 décembre 2017 pour ceux de plus de 50 lots,
au 31 décembre 2018, pour les autres syndicats.

Combien ça coûte

L’accomplissement de ces démarches constitue des prestations particulières (décret n° 2015-342 du 26 mars 2015) pour l’immatriculation initiale du syndicat et des prestations de gestion courante pour la mise à jour annuelle des informations.
Le syndic peut ainsi prétendre à une rémunération pour chaque prestation réalisée : la première est une prestation unique pour laquelle le syndic peut obtenir le versement d’honoraires dont le montant est défini dans le mandat ; la seconde est une prestation annuelle comprise dans le forfait de gestion courante.

Le défaut d'immatriculation et ses conséquences

Le défaut d’immatriculation ou de mise à jour par le syndic auprès du teneur du registre a plusieurs conséquences.

D’une part, le syndicat de copropriétaires est privé de la possibilité de bénéficier des subventions de l’État, de ses établissements publics, des collectivités territoriales, de leurs groupements ou de leurs établissements publics.

Le syndic encourt, d’autre part, des sanctions financières après réception d’une mise en demeure par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, adressée par le teneur du registre, un copropriétaire ou toute personne qui y a un intérêt. Une astreinte d’un montant maximum de 20 € par lot et par semaine jusqu’à la complète transmission et actualisation des données, peut lui être appliquée lorsque la mise en demeure est restée infructueuse pendant un mois. L’astreinte ne peut être facturée aux copropriétaires sauf si le syndic n’a pas été rémunéré pour l’exercice de son mandat (article L711-6 du code de la construction et de l’Habitation).

Enfin, lors de la vente d’un lot de copropriété, le numéro d’immatriculation du lot de copropriété doit être obligatoirement mentionné dans l'acte par le notaire chargé de son établissement. En l'absence de syndic désigné ou lorsque la mise en demeure est restée sans effet au terme d'un délai d'un mois, le notaire chargé de l'établissement de l'acte de vente procède d'office à l'immatriculation du syndicat de copropriétaires (article L711-5 du code de la construction et de l’Habitation). Les frais ainsi engagés par le notaire sont supportés par le syndic ou, si le syndic n'est pas rémunéré pour l'exercice de son mandat, par le syndicat.

Les informations à déclarer

Les informations à déclarer lors de l'immatriculation initiale sont les suivantes :

L’identification de chaque syndicat de copropriétaire
Le nom, l'adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété ainsi que, le cas échéant, le nom du syndic
Les procédures administratives et judiciaires éventuellement dressées à son encontre
Si le syndicat fait l'objet d'une procédure d'administration provisoire ou à un plan de sauvegarde (articles 29-1 A ou 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou à l'article L615-6 du code de la construction et de l’habitation.
Le fait que le syndicat soit en difficulté et soumis à une procédure d'administration provisoire ou à un plan de sauvegarde,
Les arrêtés ou injonctions
Le fait que l'immeuble soit insalubre, menace ruine ou présente du plomb ou de l'amiante, le fait que l'un des équipements collectifs de l'immeuble présente un risque sérieux pour la sécurité des occupants ou compromette gravement leurs conditions d'habitation, ou le fait que soient entreposées dans l'immeuble ou dans un local attenant des matières explosives ou inflammables en infraction avec les règles de sécurité ou dans des conditions de nature à créer des risques pour la santé des occupants,
La tenue de ses comptes annuels
À l'issue de chaque exercice comptable, les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat : le montant du budget prévisionnel, des provisions pour travaux, des dettes du syndicat à l'égard des fournisseurs et des impayés, le nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat dont la dette excède un seuil fixé à trois cents euros (article 5 de l’arrêté du 10 octobre 2016), la présence d'employés du syndicat s'il y en a. Les informations financières déclarées sont celles issues des comptes du dernier exercice comptable clos et approuvés par l'assemblée générale.
L'état de son bâti
Les données essentielles relatives au bâti (nombre de bâtiment avec leur étiquette énergétique, nombre d'ascenseurs, période de construction , nature du chauffage de l'immeuble etc.) issues, le cas échéant, du carnet d'entretien et du diagnostic technique global réalisé en application de l'article L731-1 du code de la construction et de l’habitation, dès lors que celles-ci ne sont pas déjà fournies par les services fiscaux au teneur du registre, qui est autorisé à les utiliser pour la mise en œuvre des objectifs mentionnés à l'article L711-1 du code de la construction et de l’habitation.

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